Wie Event-Management-Software die Arbeit unterstützt

Bei aller Liebe zum Detail darf der Eventplaner nicht den Überblick über seine Veranstaltungen verlieren. In den letzten Jahren hat im Event Management – wie in allen anderen wirtschaftlichen Bereichen auch – die EDV längst Einzug gehalten. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mailprogramm sind nicht mehr wegzudenken und auch der Eventplaner muss nicht mehr lernen, wie man mit einem Computer umgeht. Doch decken diese Programme wirklich die Bedürfnisse des Eventplaners ab? Ist es nicht eigentlich nur eine improvisierte Zwischenlösung auf so einer Programmbasis zu arbeiten?

Es gibt Projektplanungssoftware, Ticketsysteme, Kundenverwaltungsprogramme, Fakturierungssoftware oder Kommunikationsprogramme, die in ihren Bereichen sicher gut sein können. Jede Software hat für sich betrachtet eine Fülle an Funktionen und nicht selten auch einen entsprechend hohen Preis. Was der Eventplaner allerdings braucht, ist nicht aber eine Schatztruhe voller Software auf seinem Rechner, sondern ein Programm, was aus all diesen Einzeldisziplinen eine gesunde Vereinigungsmenge der Funktionen abbildet und leicht zugänglich macht. Intuitive Bedienung und ästhetisches Aussehen spielen neben der Funktionalität dabei eine immer größere Rolle.

EMS-Systeme, wie das in diesem Artikel beschriebene “Jameo”, unterstützen den Eventplaner bei seinen heutigen Aufgaben ungemein. Improvisiertes und mühseliges Arbeiten mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation gehört der Vergangenheit an. Neuartige Bedienelemente sowie die Anlehnung an bewährte Konzepte runden das Programm ab. Die fünf Themenschwerpunkte Zeitmanagement, Dokumentenverwaltung, Teilnehmermanagement, Kostenrechnung und das Booking sind wesentliche Aspekte der Eventplanung:

Die Zeiten, in denen man seine Dokumente mit Dateiordnern sortiert, ständig zwischen einzelnen Programmen wechseln musste und dabei froh war, wenn die Daten übernommen werden, sind vorbei. Die heutige Software ist betriebssystemunabhängig, arbeitet problemlos im Team zusammen und versteht Veranstaltungen als Projekt. Sie knüpft Dokumente an Personen, Aufgaben, Termine oder andere beliebige Objekte.

Die erfolgreiche Durchführung aller Veranstaltungen basiert auf einem soliden Zeitmanagement und nicht zuletzt auf der Tatsache, dass auch  jeder Mitarbeiter weiß, wann er wo was machen soll. Ebenso wie in der Gastronomie arbeitet man in der Eventbranche mit häufig wechselnden Mitarbeitern, Freelancern oder anderen Personengruppen. In einem guten Zeitmanagement können Sie beliebig viele Kalender für ein Projekt anlegen und den Terminen mit Drag'n'Drop alle Mitarbeiter, Orte und Arbeitsmittel einfach zuweisen. Nach erfolgter Planung lassen Sie den Plan auf Fehler prüfen, denn niemand kann auf zwei Hochzeiten gleichzeitig tanzen. Über E-Mail erhält jeder Mitarbeiter seine persönlichen Termine und Aufgaben. So ist er stets auf dem aktuellen Stand.

Teilnehmer- und Kontingentmanagement sind je nach Veranstaltungsart und -größe eine mitunter zeitraubende Arbeit. Grob betrachtet finden diese Tätigkeiten auf zwei Beziehungsebenen statt: Veranstalter/Aussteller und Veranstalter/Besucher. Grundlage dieses Managements sind zum einen ein Lageplan, der den Veranstaltungsort maßstabsgerecht darstellt, und zum anderen die entsprechenden Kontakte, die als Aussteller oder Besucher „etwas“ buchen möchten. Die Zuweisung der Reservierungsanfrage – also die Buchung – geschieht einfach mit der Maus, indem Sie aus einer Adressliste den Kontakt z.B. auf den Sitzplatz ziehen, auf dem er sitzen möchte. Bei Ausstellern verhält sich dies analog zur gemieteten Standfläche. Aus dieser einfachen Prozedur werden anschließend je nach Wunsch Reservierungsbelege, Eintrittskarten oder personalisierte Lagepläne mit Platzmarkierung generiert und zum Beispiel als E-Mail mit PDF-Anhang versendet.

Für den Betriebswirt sind Kalkulationen das A und O.  Bei der Organisation von Veranstaltungen kommt ebenso ein Eventplaner selten darum herum, die finanzielle Situation seiner Projekte klar und übersichtlich darzustellen – auch wenn es nur für sich selbst ist. Heutige Kalkulationstools verbinden die einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben mit den Ansprüchen der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung. Je nach gewünschter Darstellung zeigt das Programm die kumulierten Kosten- und Umsatzfunktionen in einem Diagram grafisch ansprechend an und markiert z.B. den Break-Even. Oder sie erhalten eine Kalkulation, die alle Kennzahlen und Werte detailliert aufschlüsselt.

Eine anspruchsvolle Verknüpfung zwischen der Kalkulation und dem Zeitmanagement ist besonders bei Künstleragenturen der Vorgang des „Bookings“. Hier stellt sich nämlich oft nicht die Frage, ob ein Künstler zu bestimmten Terminen Zeit hat, sondern, welche der vielen Anfragen für einen Termin man zusagt. Die Entscheidungskriterien hierfür sind häufig gar nicht rein finanziell, und bedürfen viel Hand- und Gedankenarbeit. Gerade hier verschaffen Methoden , die man sich aus der „industriellen“ Wirtschaft abschauen kann, Abhilfe. So genannte „nicht monetär quantitative“-Bewertungsanalysen stellen hier ein mächtiges Werkzeug bereit, um grafisch oder tabellarisch die Buchungsanfragen auszuwerten und darzustellen. So kann man ohne mühsames Vergleichen den Computer eine Vorschlagsliste ausgeben lassen, nachdem man einmalig seine individuellen Bewertungskriterien festgelegt hat. Was sich hier zunächst extrem kompliziert anhört, ist im Computerprogramm dank einfacher grafischer Oberfläche leicht zu bedienen.

Event-Management-Systeme verändern nicht nur das Portfolio verfügbarer Branchensoftware. Sie geben als Spezialsoftware einen Gesamtüberblick aller Aktivitäten und sind damit ein wirkliches Hilfsmittel im Büro oder unterwegs. Nicht zuletzt ist es für den Eventplaner ein gutes Gefühl zu wissen, dass man alles unter Kontrolle hat.

Über den Autor:

Uwe Runtemund verfügt über langjährige Erfahrungen im Bereich des Eventmanagement und hat in mehreren Unternehmen der Veranstaltungsbranche gearbeitet. Er ist heute Inhaber der Softwarefirma "Jameo" und bietet seinen Kunden branchenspezifische Lösungen für den Eventbereich an. (www.jameo.de)